top of page
Αναζήτηση

Project Management - Μια προσέγγιση



Όταν σου αναθέτουν κάποιο project είναι πολύ δελεαστικό να ξεκινήσεις ζεστά και να καταπιαστείς αμέσως με αυτό. Όμως κάτι τέτοιο, παρά τις καλές προθέσεις, δεν σημαίνει ότι θα φέρει και την επιτυχία.

Τα περισσότερο project συνήθως αποτυγχάνουν επειδή δεν έχει γίνει αρκετή προετοιμασία και προγραμματισμός στα πρώτα στάδια. Το «πάμε και βλέπουμε» σπάνια λειτουργεί στην πράξη. Καλό είναι λοιπόν να ακολουθούμε όσο είνια εφικτό τα 5 παρακάτω βήματα

  • Εκκίνηση

  • Σχεδιασμός

  • Υλοποίηση

  • Παρακολούθηση

  • Ολοκλήρωση

Με τον σωστό σχεδιασμό μεγιστοποιηούμε τις πιθανότητες επιτυχίας. Κι όταν τύχει κάποιο απρόοπτο –άλλωστε πάντα τυχαίνει κάτι- η σχετική διαχείριση του γίνεται πιο σωστά.


Εκκίνηση


Προτού ξεκινήσουμε οτιδήποτε άλλο, χρειάζεται να διευκρινήσουμε τι αφορά το project, ποιοι είναι οι στόχοι του, το business case, οι ωφέλειες, καθώς και τα προβλήματα που θα λύσει.

Επιπρόσθετα, πρέπει να ορίστει ο Σκοπός του έργου, τι περιλαμβάνει και –κυριότερα- τι δεν περιλαμβάνει. Έπειτα είναι ώρα να κατανοήσουμε το ρόλο κάθε stakeholder.


Οι Stakeholders είναι όλοι όσοι έχουν λόγο σε ένα project, προσφέρουν υποστήριξη ή επηρεάζονται από αυτό. Αν τους διαχειριστούμε κατάλληλα, μπορούν να προσφέρουν εξειδικευμένη εμπειρία, να ενημερώσουν για ρίσκα, να αυξήσουν τις πιθανότητες επιτυχίας του project και να βοηθήσουν στην υιοθέτηση του.


Σχεδιασμός


Αφότου έχει καθοριστεί τι πρέπει να επιτύχει το project, αρχίζουμε να ταυτοποιούμε τα παραδοτέα (deliverables), τις αλληλουχίες, τα ρίσκα και τις υποθέσεις στις οποίες στηρίζεται το project.


Σε αυτή την αρχική φάση, θα συγκεντώσουμε πηγές και θα ορίσουμε το budget και τον χρονικό ορίζοντα, συμπεριλαμβάνοντας σημαντικά milestones και προθεσμίες. Οφείλουμε να δώσουμε βάρος σε αυτό το στάδιο, γιατί ένα έργο που δεν σχεδιάζεται εξαρχής σωστά, είναι δύσκολο να διασωθεί αργότερα.


Σίγουρα, ως έναν βαθμό, στη φάση του σχεδιασμού δεν θα υπάρχει απόλυτη βεβαιότητα για όλα, ωστόσο πρέπει να ορίστούν οι παραμέτροι όσο καλύτερα γίνεται. Και έπειτα, κατά την εξέλιξη του έργου, θα υπάρχει κάποιο περιθώριο για διορθωτικές κινήσεις.


Υλοποίηση


Η φάση της εκτέλεσης του project είναι η φάση στην οποία γίνεται η κυρίως δουλειά υλοποίησης και είναι σίγουρα η πιο μεγάλη σε διάρκεια και απαιτήσεις σε σύγκριση με τις υπόλοιπες.


Οι δραστηριότητες που σχεδιαστηκαν χρειάζονται την προσοχή ώστε να βεβαιωθούμε ότι κάθε task ξεκινάει στον προγραμματισμένο χρόνο του, προκειμένου να ελαττωθούν οι καθυστερήσεις και να μην υπάρξει αλληλουχία καθυστερήσεων.


Θα πρέπει να γίνουν τα εξής:


Μοίραζουμε αρμοδιότητες στην ομάδα

Δίνουμε την σχετική εξουσία αποφάσεων